Bruger du tid og kræfter på værdiløst arbejde?
Optimering af forretningsprocesser kræver en struktureret og nysgerrig tilgang.
Hvorfor er det vigtigt at optimere forretningsprocesser?
Forretningsprocesser er kernen af din virksomheds daglige drift. Det inkluderer alt fra hvordan maskinfabrikken håndterer bestillinger til revisionsvirksomheden der afholder regnskabsmøder med kunden og hvordan du afsender fakturering.
Der er mange fordele, blandt andet inkludere det:
- Du får elimineret dobbeltarbejde, som nedsætter ansattes hastighed i både service- og produktleverancer.
- Du kan øge kvaliteten af produkter og service samt skære unødvendige opgaver/processer fra, der giver fremtidige omkostningsbesparelser.
- Du forbedrer de enkelte afdelinger ved at skabe synergi derimellem, der sammen skaber en friktionsfri forretningsrift.
Sådan tilgår vi optimering af forretningsprocesser
Faglighed
1. Identifikation & "As is" kortlægning
I denne fase præsenteres finder vi udfordringerne. Processer, der er relevante for det problem, bliver identificeret o dokumenteret. Resultatet af denne fase er en ny eller opdateret procesarkitektur, som giver et overordnet billede af processerne i din virksomhed og deres indbyrdes forhold.
Den aktuelle tilstand kortlægges for hver af de relevante processer, typisk i form af en eller flere “As is” modeller.
2. Analyse & "To be" dokumentering
I denne fase kvantificeres problemer forbundet med “As is” processen ved hjælp af præstationsmål. Resultatet af denne fase er en struktureret samling af problemer. Disse problemer prioriteres baseret på deres potentielle indvirkning og den estimerede indsats, der kræves for at løse dem.
Målet med denne fase er at identificere ændringer i processen, der vil hjælpe med at tackle de problemer, der er identificeret i den foregående fase. Her sammenlignes flere muligheder ud fra de præstationsmålene. Analyse og optimering går hånd i hånd.
Til sidst beholder vi de mest lovende ændring og kombinerer dem til en redesignet proces. Resultatet af denne fase er typisk en “To be” model.
3. Implementering & korrigering
I denne fase forberedes og udføres de nødvendige ændringer for at gå fra “As is” til “To be”. Implementering dækker to aspekter: menneskelige ændringer og automatisering. Menneskelige ændringer henviser til de aktiviteter, der kræves for at ændre arbejdsmåden for medarbejdere involveret i processen. Automatisering henviser til udvikling og implementering af IT-systemer, der understøtter “To be” processen.
Når den redesignede proces kører, indsamles og analyseres relevante data for at afgøre, hvor godt processen præsterer i forhold til dens præstationsmål. Flaskehalse, tilbagevendende fejl eller afvigelser i forhold til den ønskede adfærd identificeres, og der træffes korrigerende handlinger.
"At arbejde med forretningsprocesser er som at finpudse et urværk - det skaber værdi ved at sikre, at alle tandhjul harmonerer. Det er fundamentalt for øget effektivitet, bedre ressourceanvendelse og konkurrencedygtighed. Så lad os tage et kig på dine processer og skabe et effektivt tidsværk."
Asbjørn Ottilius - Partner
